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Service im 3-4-Takt

Ein Blick hinter die Kulissen des legendären Wiener Opernballs

Wiener OpernballDer Wiener Opernball ist der gesellschaftliche Höhepunkt der Wiener Ballsaison, hier trifft sich das Who is who aus Wirtschaft, Politik und Society. Und während über 5.000 Gäste tanzen, feiern und genießen, sind bei Haus- und Hofcaterer Gerstner voller Einsatz und manche Ver­renkung gefragt. HOGAPAGE hat sich den logistischen und kulinarischen Background dieses Events näher angesehen.

Knapp 1,5 Millionen Zuschauer sitzen Jahr für Jahr am letzten Donnerstag des Faschings (dieses Jahr am 8. Februar) vor den Fernsehgeräten, um die Übertragung des Wiener Opernballs zu sehen. Neben dem ORF ist auch der Bayrische Rundfunk live dabei, wenn nach der feierlichen Eröffnung die Tanzfläche für die Allgemeinheit mit der ebenso traditionellen wie grammatikalisch bedenklichen Aufforderung »Alles Walzer!« freigegeben wird.

Zahllose Promis, Möchtegern-Promis, Künstler, Wirtschaftsbosse und vor allem Politiker sind hier im Laufe der Jahrzehnte ein- und ausgegangen. Wichtigstes Thema der Klatschpresse ist jeweils schon Wochen vorher, welchen (oft schon ab­gehalfterten) Star ein verhaltensorigi­neller Baumeister zum Zweck der Eigen-PR in seine Loge einkauft. Um die Sicherheit der bis zu 5.500 Ballgäste zu garantieren, wird die vor der Oper befindliche Ringstraße jeweils für die Dauer der Veranstaltung gesperrt. Kurz: Halb Wien ist im Ausnahmezustand. Für ein Event, das von der Bedeutung her für viele mit dem Neujahrskonzert gleichzusetzen ist.

Catering-Vorbereitungen dauern Monate

Ausnahmezustand herrscht indes jeweils schon Wochen vorher bei dem Unternehmen, das seit jeher (und dank eines unbefristeten Vertrages aus dem Jahr 1869 wohl noch länger) für das leibliche Wohl der rund 5.500 Ballgäste zuständig ist. »Gerstner« heißt die Wiener Catering- und Gastronomiegesellschaft, die auch während des Jahres Speisen und Getränke der Opernbesucher bereitstellt, aber eben auch in der Nacht der Nächte – im wahrsten Sinne des Wortes – am Ball bleibt. Matthias Schnabl ist seit vielen Jahren für die gesamte Opernball-Logistik bei Gerstner verantwortlich. Jeweils ab Juni werden dort die ersten Informationen eingeholt, welche konkreten Pläne oder Wünsche es für den nächstjährigen Ball gibt, und etwa ab September beginnen auch langsam die operativen Planungen. Konkret spannend vor Ort wird es ab Sonntag vor dem Balltermin am Donnerstag, wenn die ersten Umbaumaßnahmen in der Oper beginnen.

25 Tonnen Material

»Montagabend ist jeweils die letzte Publikumsvorstellung, und ab dann geht’s wirklich ans Eingemachte. Die Gerstner-Mitarbeiter, die auch während des Jahres die Büfetts in der Oper betreuen, räumen ihre Stationen leer und auch das Geschirr weg, da beim Ball ein anderes zum Einsatz kommt als normalerweise«, so Schnabl. »Geschirr und Gläser folgen ab Dienstag. Mittwoch ist öffentliche Generalprobe, bei der auch Zuschauer von außen die Proben für die Eröffnung anschauen dürfen. An diesem Tag sollte also das Gröbste bereits abgeschlossen sein.«

Drei Sattelschlepper mit einer Gesamtkapazität von 25 Tonnen werden alleine fürs Catering benötigt. Rund 30 bis 40 Leute – sowohl Gerstner-Mitarbeiter als auch Leute von Logistik-Partnerfirmen – sind an diesen Tagen im Einsatz. Der gesamte Auf- und Umbau der Oper folgt dabei einem strengen Zeitplan – inklusive fixen Anlieferungs-Slots für die Firmen. Denn neben dem Caterer sind u. a. Arbeiter für die Adaption großer Opernbereiche beschäftigt, gut 650 Blumengestecke wollen geliefert und arrangiert werden, der ORF verlegt Kabel und baut seine Kameras auf. Schnabl: »Für all diese Leute stehen zwei Lifte zur Verfügung. Da kann es schon mal eng werden, um es vorsichtig auszudrücken.«

Spätestens Donnerstag ab 17 Uhr sollten alle Vorbereitungen abgeschlossen sein. Ab 19 Uhr ist dann jeder der rund 150 Catering-Mitarbeiter an seiner Station und betet, bei den Vorbereitungen nichts vergessen zu haben. Denn Nachlieferungen oder selbst Umschichtungen sind aufgrund der Menschenmassen in den schmalen Gängen praktisch ein Ding der Unmöglichkeit. Was vor Ort ausgeht, gibt es nicht mehr – und nichts wäre peinlicher als so ein Eingeständnis gegenüber Gästen, die für eine Loge mehr als 20.000 Euro ausgeben haben. Zusätzlich zu Eintrittskarten und Verzehr natürlich.

Opernball: Preise

  • Kleines Mineralwasser
    7,50 €
  • Kleines Bier 9 €
  • las Champagner 36 €
  • Eintrittskarte 290 €
  • Tisch für 4 Personen ab 400 €
  • Bühnenlogentisch (8 – 10 Personen) 10.000 €
  • Bühnenloge (max. 6 Personen) ab 11.500 €
  • Rangloge (max. 12 Personen) 20.500 €

Stammkellner für Stammkunden

Die zum Einsatz kommenden Kellner, Köche und andere rekrutieren sich dabei teils aus Stamm-, teils aus Leihpersonal von Firmen, mit denen es langjährige Kooperationen gibt. Teils aber auch aus freien Mitarbeitern, die häufig schon seit Jahrzehnten jeweils am Opernball – und nur dort – zum Einsatz kommen. »Die arbeiten teilweise sogar in ganz anderen Branchen, aber nehmen sich – wie beim Oktoberfest – extra für den Ball frei, um hier zu arbeiten. Gar nicht so wenige Kellner kennen daher auch die Gäste ihrer Stammloge und deren Vorlieben«, erklärt Ursula Andre, Marketing- und PR-Verantwortliche bei Gerstner. 125 Euro netto beträgt die Pauschale für jeden Gerstner-Mitarbeiter für die Ballnacht, zuzüglich Trinkgeld. Das kann allerdings recht unterschiedlich ausfallen. Schnabl: »Manche Tische oder Logen zeigen sich recht spendabel, andere konsumieren im höheren vierstelligen Bereich, unterschreiben die Kreditkarten-Rechnung und haben für den Kellner gerade mal einen Händedruck über. Letztlich dürfte es sich aber auszahlen, sonst würden nicht so viele Leute Jahr für Jahr freiwillig hier arbeiten wollen.«

Opernball: Zahlen und Fakten

  • Über 5.000 Ballgäste – Herren ausnahmslos im Frack (lediglich Ausgehuniformen werden als Alternative akzeptiert), Damen im bodenlangen Ballkleid
  • 144 Debütantenpaare
  • Über 40.000 Gläser
  • 1.000 Tischtücher
  • 5.000 Besteckteile
  • 600 Sektkühler
  • 1.300 Flaschen Sekt und Champagner
  • 900 Flaschen Wein
  • 900 Flaschen Bier
  • 2.500 Paar Würstel
  • 1.000 Petits Fours und Sandwiches
  • 1.300 Portionen Gulaschsuppe
  • Alleine für den kulinarischen Part werden drei Sattelschlepper mit insgesamt 27 Tonnen Fracht benötigt
  • Der Umbau des Opernhauses zum Ballsaal dauert 30 Stunden, der Rückbau 21 Stunden
  • 350 Facharbeiter und 150 Hilfskräfte sind während der Umbauphase beschäftigt
  • 80 Tiefladertransporte werden für das Tanzparkett, die Bühnenlogen und ­Verkleidungselemente benötigt
  • Das gesamte Auftragsvolumen für ­50 Firmen für die Auf- und Umbauarbeiten beträgt rund 1,4 Millionen Euro.

Der Gerstner-Fundus an Besteck und Gläsern muss dabei enorm sein: rund 600 Sektkühler, 1.000 Tischtücher, über 40.000 Gläser (da ist allerdings auch eine gewisse Reserve einkalkuliert), dazu noch Teller, Besteck, Servietten usw. Schnabl: »Von der Oper kommen nur Tische und Sessel. Alles was auf den Tischen drauf ist, bis zum Crushed Eis in den Kühlern, kommt von uns.« Und Ursula Andre ergänzt: »Es gibt tatsächlich Logen, die bis zu 400 Gläser in einer Ballnacht benötigen.«

Damit die Planung vorab noch besser klappt, haben Logenmieter übrigens auch die Möglichkeit, ihre ungefähren Essens-, Getränke- und etwaigen Sonderwünsche (»Ich erwarte im Laufe der Nacht ca. 50 Gäste. Jeder von denen soll zur Begrüßung ein Glas Champagner bekommen.«) vorab per Mail bekannt zu geben. Denn alles, was man vorbereiten kann, erleichtert am Tag X den Ablauf enorm.

Keine warmen Mahlzeiten

Bei der Speisen- und Getränkeauswahl ist es die Location, die die Grenzen setzt. Einerseits lassen sich bei den beengten Verhältnissen im Hintergrund nicht zahllose verschiedene Getränkesorten in entsprechender Menge bunkern, andererseits ist

auch die Zubereitung von frischen warmen Speisen unmöglich. Gerade in den Logen sind die Platzverhältnisse an den schmalen Tischen so eng, dass ein großes Dinner unmöglich ist. Mehr als die Gläser der Gäste plus ein oder zwei Teller mit Brötchen haben hier kaum gleichzeitig Platz.

»Das Problem ist einfach, dass die Oper für ein Event dieser Art eigentlich nicht konzipiert wurde. Gänge, Logen, Tische – überall geht es beengt zu. Das ist etwas völlig anderes, als wenn ich in einer Messehalle eine große Veranstaltung plane und mir für die Logistik den Platz ab­zwicken kann, den ich brauche. Frisch zubereitete Speisen werden aber kaum verlangt. Denn die meisten Gäste kommen erst ab 21 Uhr, die Eröffnung folgt ab 22 Uhr. Zum Essen gehen die meisten daher schon vorher. Entweder zu uns – unser Stammhaus liegt ja gleich neben der Oper – oder in eines der umliegenden Ringstraßenhotels«, weiß Schnabl.

Auch an verschiedenen Büfetts in der Oper können sich die Ballgäste laben, etwa an einer Austernbar oder an einem Eisstand. »Austern sind bei Bällen ja nicht ungewöhnlich, aber das Speiseeis ist ein Unikum, das beim Publikum sehr gut ankommt«, so Andre. Und die allerletzte Stärkung vor dem Heimweg holen sich viele Ballgäste nach dem Ballende noch an einem Würstelstand schräg hinter der Oper.

Dementsprechend gestaltet sich das ­Angebot: drei verschiedene Weiß-, zwei Rotweine, zwei Sekt-, vier Champagnersorten, ein Bier plus eine Handvoll Spirituosen und AF-Getränke. Und wer doch Hunger verspürt, kann sich zwischen Sandwich-Variationen, einer kalten Vorspeisen-Auswahl, einem Paar Opernballwürstel und natürlich einer Gulaschsuppe entscheiden. Dabei wird der Großteil der Getränkepartner seitens der Oper vorgegeben und beim Essensangebot bleiben die meisten Posten über die Jahre gleich. Hier ändern sich meist nur Kleinigkeiten, etwa die auf das jeweilige Motto des Balles abgestimmten Vorspeisen-Variationen.

Der Preis ist heiß

Die Preisgestaltung? Nun ja, wir befinden uns auf dem »Ball der Bälle«: 0,33-Liter- Mineralwasser 7,50 Euro, 0,33-Liter-Bier ­9 Euro, eine Flasche Wein gibt es ab 67 Euro (Blaufränkisch aus dem Burgenland), Champagner kostet zwischen 290 und 487 Euro die Flasche. Und die Speisen? Gulaschsuppe und Würstel kosten je 10,50 Euro, das beliebte »Kleine Opernball-Büfett für zwei Personen (eine Auswahl aus Sandwiches, Vorspeisenvaria­tionen und Petit Fours) kommt auf 90 Euro. (Preise jeweils von 2017, die aktuellen 2018er-Preise waren bei Redaktionsschluss noch nicht verfügbar).

Was auf den ersten Blick heftig klingt, muss jedoch in Relation zum Aufwand gesehen werden, der an einem einzigen Abend wieder hereingespielt werden muss – gute 900 Mannstunden alleine für den Aufbau, Speisekarten-Produktion, Tischwäsche etc. »Nicht zu vergessen die Pacht, die wir an die Oper zahlen müssen. Okay, es ist jetzt nicht so, dass wir uns über das Geschäft mit dem Opernball beklagen«, schmunzelt Schnabl, »aber eine goldene Nase verdienen wir uns damit leider auch keine.« Teilweise würden die Preise sogar von der Oper vorgegeben. Andere Preise müsste man an die gewünschte Ware anpassen. Schnabl: »2017 wurde darauf Wert gelegt, dass die Weißweine aus der Wachau kommen. Klar aber, dass die Einkaufspreise bei den namhaften Weingütern der Wachau auch etwas höher sind als die Weine, die wir sonst ausschenken.« Letztlich passiert die gesamte Kalkulation aber in Absprache mit der Oper. Laut Andre hätten sich die Preise von heute inflationsbereinigt gegenüber denen aus den Fünfzigerjahren kaum erhöht. Konkrete Umsatzzahlen am Ballabend nennt Gerstner allerdings keine.

Abbau in wenigen Stunden

Noch schneller als der Aufbau läuft der Abbau nach dem Opernball. Wenn um fünf Uhr in der Früh der letzte Walzer verklungen ist, werden die Gerstner-Mitarbeiter von einer frischen Schicht abgelöst, die bis mittags des gleichen Tages wieder alles zusammengepackt hat. Denn pünktlich um 15 Uhr findet am Tag nach dem Ball traditionell eine Kindervorstellung der Zauberflöte statt. Und weil nach dem Ball bekanntlich vor dem Ball ist, zerbrechen sich die ersten Leute an diesem Tag schon wieder die Köpfe über die Organisation des nächstjährigen Balles.

Text: Clemens Kriegelstein, Ausgabe: 01/2018, Veröffentlicht am: 01.01.2018
Der Original-Text aus dem Magazin wurde für die Online-Version evtl. gekürzt bzw. angepasst.
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